Procedura Whistleblowing – Vinext S.p.A.

Ai sensi e per gli effetti del D.Lgs. n. 24/2023 in materia di tutela dei segnalanti di violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società.

Il whistleblowing, ovvero la segnalazione di comportamenti, atti od omissioni illecite, costituisce uno strumento fondamentale di prevenzione della corruzione e di promozione della trasparenza aziendale, introdotto in conformità alla normativa vigente in materia di tutela dei segnalanti.

La piattaforma adottata da Vinext S.p.A. consente l’invio di segnalazioni in modalità sicura, riservata e, ove previsto, anonima, garantendo elevati standard di protezione dei dati e delle informazioni trasmesse. La soluzione utilizzata è erogata in modalità SaaS e progettata per assicurare la riservatezza dell’identità del segnalante e del contenuto delle segnalazioni.

Compiti del Gestore delle Segnalazioni

Il Gestore delle Segnalazioni è tenuto a:

• valutare l’ammissibilità della segnalazione verificando la presenza dei requisiti essenziali previsti dalla normativa;
• richiedere al segnalante eventuali integrazioni qualora la segnalazione risulti incompleta o non sufficientemente circostanziata;
• mantenere la massima riservatezza circa l’identità del segnalante, delle persone coinvolte e dei contenuti della segnalazione;
• rilasciare al segnalante, entro 7 giorni dalla ricezione, un avviso di ricevimento della segnalazione;
• mantenere un’interlocuzione costante con il segnalante, anche mediante gli strumenti messi a disposizione dalla piattaforma;
• dare corretto seguito alla segnalazione ricevuta, svolgendo le opportune verifiche;
• fornire riscontro al segnalante entro i termini previsti dalla normativa applicabile.

Tutela della Riservatezza e Sicurezza dei Dati

Vinext S.p.A. garantisce che i dati e le informazioni trasmesse tramite il sistema di whistleblowing siano trattati nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza e minimizzazione previsti dal Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”).

La Società tratta i dati personali raccolti conformemente all’“Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679”, predisposta per i soggetti segnalanti (whistleblower) e per le persone coinvolte nelle segnalazioni.

La piattaforma adottata prevede sistemi di protezione e crittografia dei dati tali da impedire l’accesso alle informazioni sensibili da parte di soggetti non autorizzati.

Soggetti Legittimati alla Segnalazione

Possono effettuare una segnalazione tutte le persone indicate dal D.Lgs. 24/2023 come meritevoli di tutela da eventuali atti ritorsivi, tra cui:

• dipendenti;
• collaboratori;
• consulenti;
• lavoratori autonomi;
• fornitori;
• soci;
• componenti degli organi sociali;
• candidati e lavoratori cessati, nei casi previsti dalla legge.

Modalità di Invio delle Segnalazioni

Le segnalazioni possono essere trasmesse tramite il portale aziendale dedicato al whistleblowing, accessibile attraverso apposita area del sito di Vinext S.p.A.

Il sistema consente:

• l’invio di segnalazioni scritte;
• l’eventuale anonimato del segnalante;
• la gestione sicura delle comunicazioni tra segnalante e gestore;
• la tracciabilità delle attività svolte nel rispetto della riservatezza.

L’utilizzo del sistema deve avvenire esclusivamente per le finalità previste dalla normativa vigente e nel rispetto dei principi di buona fede, correttezza e veridicità delle informazioni fornite.